Kiireloomuline vs oluline: kuidas saada parim ROI oma ülesandeloendist välja

Esiletõstetud foto, mille autor on Jason Leung, saidil Unsplash pisut teksti

Kui paljud meist alustavad oma päevi eesmärgiga olla võimalikult tõhusad ja produktiivsed? Soovite oma ajahaldust maksimeerida ja teisaldada võimalikult palju ülesandeid funktsioonist „To-Do” funktsiooni „Completed”. Teie päev algab motivatsioonist ja keskendumisest. Eelmise nädala ülesannete täitmise vahel, mis teil on veel täitmata, ja žongleerimisega neile määratud ülesannete vahel võib teie päev kiiresti kontrolli alt väljuda.

Võib tunduda, et iga päev on rohkem tulekahjusid, mis tuleb kustutada.

Võib tekkida tunne, et kaotate kontrolli oma päeva ja nädala üle, võib-olla isegi mõistuse ja motivatsiooni üle. Niisiis, kuidas saate kõik tehtud ja kõik õnnelikuks teha? Noh, kahjuks, ei saa te kõiki õnnelikuks teha, kuid võite juurutada uue süsteemi, mis aitab teil ülesandeid tõhusamalt ja tulemuslikumalt hinnata, kategoriseerida ja vastavalt nendele tegutseda. See peaks vähemalt sind õnnelikumaks tegema.

Kiireloomuline vs oluline: ajahalduse parandamine programmi Eisenhower otsuse maatriksi abil

Esimene samm oma tööpäeva üle kontrolli võtmiseks on kindlaks teha, mis on kiireloomuline ja mis on oluline. Eisenhoweri otsuste maatriks, mida populariseeriti Stephen Covey raamatus „Väga tõhusate inimeste 7 harjumust“, töötas välja USA 34. president ja viietärni kindral Dwight D. Eisenhower. Enne presidendiks saamist viis Eisenhower liitlasväed II maailmasõjas võidule ja temast sai esimene NATO kõrgeim ülem. Presidendina said Alaska ja Hawaii osariigid, ta ehitas föderaalse riikidevahelise süsteemi ja lõi NASA. Eisenhower oli harjunud tohutu vastutuse ja suurte ülesannete täitmisega, kuid kuidas ta seda tegi? Kuidas ta otsustas, milliseid ülesandeid oma eesmärkide saavutamiseks tähtsuse järjekorda seada? Ütlematagi selge, et Eisenhower teadis aja efektiivsest ja tulemuslikust kasutamisest midagi või kahte ning ta selgitas oma otsustusprotsessi maatriksi abil.

Eisenhower-maatriksi rakendamine töö- ja isiklikus elus

Maatriks on üsna lihtne: 4 kasti jagatud X- ja Y-teljega. X-telg tähistab vahemikku kiireloomulisest mitte kiireloomuliseks ja Y-telg tähistab vahemikku mitteolulisest oluliseks.

Esimene kvadrant märgisega “oluline ja kiireloomuline” koos direktiiviga “tee kohe”. Teises kvadrandis märgiti “oluline ja mitte kiireloomuline” koos direktiiviga “tee hiljem”. Kolmas kvadrant oli märgistatud “pole oluline ja kiireloomuline” koos direktiiviga “delegaat”. Neljas kvadrant märkega „pole oluline ja mitte kiireloomuline” koos direktiiviga „kõrvaldada”.

Eisenhoweri põhimõte nõuab, et te kaaluksite, milliseid ülesandeid peetakse teie aja vääriliseks ja mis vastavad teie eesmärkidele, liigitades ülesanded kiireloomulisteks ja olulisteks ülesanneteks. Ülesannete paigutamine konkreetsetesse kvadrantidesse aitab selgitada teie prioriteete ja parandada ajahaldust. Määratud direktiivi rakendamine tõmbub tähelepanu kõrvale ja suunab tähelepanu nendele ülesannetele, millel on teie aja, tähelepanu ja vaevaga kõige suurem ROI (investeeringutasuvus).

Mis on kiireloomulised ülesanded? Kiireloomulised ülesanded on viivitamatut tähelepanu nõudvad ülesanded. Tavaliselt on nende ülesannete täitmata jätmine kohene. Sageli täidetakse neid ülesandeid kellegi teise eesmärkide või vajaduste saavutamiseks.

Mis on “olulised” ülesanded? Olulised ülesanded on ülesanded, mis on vastavuses teie ametialaste või isiklike eesmärkidega. Need on ülesanded, mida soovite täita oma unistuste või vajaduste nimel.

Eisenhoweri sõnul peaksite suurema osa ajast veetma teises kvadrandis: esemed, mida EI peeta kiireloomuliseks, kuid mis on olulised. Sel moel saate eemale tähtsusetutest, kiireloomulistest (mis võivad olla ilma korrelatiivse investeeringutasuvuseta) ülesannetest ja keskenduge ülesannetele, mis aitavad teil oma ettevõtet, karjääri või unistusi saavutada.

Pange see tegevusse

NIMEKIRI kõik asjad, mida peate kogu oma tööpäeva jooksul tegema, ja lisage ka isiklik aeg. Tänapäeval on isikliku aja ja tööaja vahel harva raske vahet teha (tänu e-posti ja nutitelefonide kasutamisele), nii et loetlege kõik oma igapäevased ettevõtmised.

KATEGOOREerida iga tegevus ühte neljast kvadrandist:

1) TÄHTIS JA KIIRE - Sellesse kategooriasse kuulub tavaliselt 2 olukorda: ettenägematud asjaolud ja viivitused, mis on põhjustatud viivitustest. Mõlemas olukorras aitab ajahalduse kasutamine seda tüüpi ülesannetega tõhusalt toime tulla. Näited on ka kliendikriisid ja personaliprobleemid. Aega arvestamine kogu päeva jooksul oluliste ja kiireloomuliste ülesannetega toimetulemiseks aitab teil oma päeva üle kontrolli saada, määrates selleks ülesande lahendamiseks määratud aja (kui võimalik), selle asemel, et neid ülesandeid päeva katkestada ja rööbastelt maha võtta.

Näiteks kui ettevõte töötab Ida-Ameerika aja järgi ja kui kliendid töötavad Vaikse ookeani tavapärasel ajal, eraldab 1 tund kell 12.00 EST (kell 9.00 PST), et käsitleda oluliste ja kiireloomuliste ülesannete ajakava tuletõrje jaoks. mis tahes ülesanded, mis võivad ilmneda kliendi tööpäeva alguses ja vajavad viivitamatuid lahendusi.

2) TÄHTIS, KUI EI OLE KORRALIK - Need on ülesanded, mis aitavad teil isiklikke ja / või ametialaseid eesmärke saavutada. Näited on võrgustike loomine, suhete loomine ning süsteemide või strateegiate kujundamine. Planeerige need ülesanded iga päev, nii et need ei muutuks oluliseks ja kiireloomuliseks (teise nimega ÄRGE viivitage). See tekitab iga päev saavutustunnet ja arengut.

3) KIIRE, MITTE TÄHTIS - Need on ülesanded, mis takistavad teil oma eesmärke täita. Näited on teiste triviaalsed taotlused ja valesti suunatud e-kirjad. Nemad on need, kellega saate iga päev tuletõrjuda. Otsige, kas saate neid ümber ajastada või peaksite need ülesanded delegeerima. See on jällegi olukord, kus ajahaldus ja konkreetse aja kavandamine nende ülesannete täitmiseks annab teile kontrolli oma aja ja päeva üle, luues samal ajal ka piirid (andes teistele konkreetse aja, mille jooksul nad saavad teiega pöörduda või ootavad teilt vastust).

4) MITTE kiireloomuline ja mitte oluline - need on ülesanded, mida tuleb iga hinna eest vältida. Näitlejad on kõmu, liigne vestlus ja sihitu Internetis surfamine. Need ülesanded on ajad ja ei aita kaasa teie ametialaste ega isiklike eesmärkide saavutamisele. Siit saate hakata "tervikuna" täieliku lausega harjutama. Võib-olla soovite selgitada, miks need ülesanded pole prioriteetsed ja miks te ei tegele nendega kui viisiga „liiva joonele liiva tõmmata”, et teised saaksid teie piiridest aru ja teaksid, et ei häiri teid selliste triviaalsuste pärast .

Järeldus

Eisenhower otsuse maatriksi kasutamine võib vabastada koormava tunde, et teil on liiga palju teha ja selleks pole piisavalt aega. See võib leevendada ka pettumust, kui üritatakse otsustada, milline objekt kõigepealt täita, kui tunnete, et teil on nii palju olulisi esemeid. See on ka üks lihtsamaid ajahaldussüsteeme ja võib töötada kas teie töövoog on täiesti digitaalne või pliiatsi ja paberiga. Pidage meeles Eisenhowerile sageli omistatud tsitaati: „See, mis on oluline, on harva kiireloomuline ja see, mis on kiireloomuline, on harva oluline¨.

Proovige järele ja kohandage vastavalt vajadusele, kuid pidage kinni põhiprintsiipidest, nagu Eisenhoweril need olid. Kui teil on lisaküsimusi, saate meile oma küsimustele vastuste saamiseks alati säutsu anda.